O societate doreste decontarea transportului pentru salariatii sai. O parte dintre salariati folosesc masina personala pentru deplasarea la si de la locul de munca.

Vom analiza daca aceasta cheltuiala este deductibila (in cazul societatilor platitoare de impozit pe profit) si care sunt obligatiile societatii si a slariatului.

Avand in vedere prevederile art. 25 alin. 3 lit. l si art. 298 alin. 1 din Codul fiscal, respectiv pct. 16 alin. 1 si pct. 68 din Normele metodologice de aplicare se constata ca prima masura pentru a putea deduce cheltuiala cu carburantul consumat de autoturismele personale utilizate de salariati pentru transportul la si de la locul de munca, este intocmirea unui contract de comodat cu proprietarul autoturismului salariatului  in care sa se specifice clar pentru ce se acorda folosinta autoturismului catre societate.

Deducerea cheltuielilor cu carburantul si respectiv cu TVA-ul este limitata la 50% deoarece acel autoturism nu este utilizat exclusiv pentru activitatea economica a societatii.

Conform art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal si art. 142 lit. b) nu se cuprinde in baza de calcul a impozitului pe veniturile din salarii si contributiilor sociale obligatorii contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, astfel cum este prevazut in contractul de munca. Deci, pentru a nu fi considerate avantaj de natura salariala decontarea transportului de la domiciliu la locul de munca si de la locul de munca la domiciliu, precum si forma concreta de acordare trebuie sa fie prevazute in contractual individual de munca si/sau in regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca.

Pentru o mai clara evidenta pentru aceste cheltuieli este recomandat emiterea unei decizii de catre admiistrator, privind stabilirea unei norme de consum pentru carburantul autoturismul salariatului aflat in folosinta societatii si intocmirea de catre salariat a foii de pacurs. Intocmirea foii de parcurs de catre salariat este obligatorie si din punct de vedere al legislatiei SSM precum si a regulamentului de circulatie.

Salariatii trebuie sa prezinte bonuri de combustibil avand CUI-ul societatii trecut pe el.

Decontarea transportului