Completarea foilor de parcurs va permite sa respectati legislatia aplicabila pentru mai multe domenii.  Acest articol incearca sa explice importanta foilor de parcurs in activitatea unei companii care utilizeaza vehicule, indiferent daca acestea (vehiculele) sunt in proprietatea sau in folosinta firmei.

Ce sunt foile de parcurs?

  • din punct de vedere contabil – document justificativ pentru inregistrarea operatiunii economico-financiara;
  • din punct de vedere fiscal – document care conduce la deducerea 100% sau a 50% din cheltuielile vehicului. Deducerea 100% mai este conditionata si de alti factori in afara foii de parcurs;
  • din punct de vedere al Sanatatii si Securitatii in Munca – document prin care se fac mentiuni privind starea tehnica a vehiculului la plecarea si la sosirea din cursa;
  • din punct de vedere al agentilor de circulatie – document obligatoriu a fi prezentat (alternativa la ordinul de deplasare) de orice sofer care conduce un vehicul al companiei. Lipsa foi de parcurs sau a ordinului de deplasare se sanctioneaza, asa cum vom arata in prezentul articol;
  • din punct de vedere al instantei de judecata – un document care poate constitui o proba cu inscrisuri;
  • din punct de vedere al contabililior si administratorilor – un document care creeaza prea mare bataie de cap.

Elemente obligatorii in completarea foilor

Desi in legislatie nu exista o forma aprobata pentru foile de parcurs, exista un continut minim obligatoriu.

Conform Cod Fiscal , punct 68 (2) norme de aplicare ” foaia de parcurs care trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:

  • categoria de vehicul utilizat,
  • scopul și locul deplasării,
  • kilometrii parcurși,
  • norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs”

Avand in vedere calitatea de document justificativ al foii de parcurs, conform Ordin 2634/2015 “documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

  • denumirea documentului;
  • denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
  • numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
  • menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
  • conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
  • datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
  • numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

Legislatie specifica foi de parcurs

Cand se utilizeaza un vehicul aflat in folosinta sau proprietatea unei firme este OBLIGATORIE COMPLETAREA FOII DE PARCURS indiferent daca societatea aplica limitarile de TVA si de cheltuieli cu 50% , sau nu!

Vom prezenta legislatia care reglementeaza aceasta obligatie

1.Conform art. 13 lit.e din Lege 319/2006 angajatorul are obligatia sa intocmeasca instructiuni proprii pentru completarea si aplicarea reglementarilor de securitate si sanatate in munca in cazul lucratorilor ce conduc autovehiculele rutiere ale acestuia, prin care sa se stabileasca reguli privind ordinea eliberării foilor de parcurs, mentiunile privind starea tehnică la plecarea si sosirea din cursa.

Totodata, conform normelor de aplicarea a Legii 319/2006, aprobate prin HG 1425/2006, la art.117 se prevede: (1) In cazul accidentelor de circulatie pe drumurile publice in care sunt implicate persoane aflate in indeplinirea indatoririlor de serviciu, serviciile politiei rutiere vor transmite comisiei numite de angajator, inspectoratului teritorial de munca pe teritoriul căruia a avut loc evenimentul sau Inspectiei Muncii, la cererea acestora, in termen de 5 zile lucratoare de la solicitare, un exemplar al procesului-verbal de cercetare la fata locului si orice alte documente existente necesare cercetarii, cum ar fi: copii de pe declaratii, foaia de parcurs, ordin de deplasare, schite.

2. Hotararea nr. 1391 din 4 octombrie 2006 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 195/2002 privind circulatia pe drumurile publice in Sectiunea 3 – Obligatiile proprietarilor sau detinatorilor de vehicule, la art. 27, alin. 2, lit. b.

Persoanele juridice detinatoare de vehicule au, pe langa cele prevazute la alin. (1), si urmatoarele obligatii:
b) sa elibereze foaie de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplaseaza in cursa;

3. Pentru limitarea cu 50% a cheltuielilor aferente vehiculelor Cod Fiscal art. 25 alin. 3 lit.l si art. 68 alin (7) lit. k.

Pentru limitarea cu 50% a TVA achizitie de vehicule si a cheltuielilor aferente acestora, Cod Fiscal art. 298 alin (1).

Spete completare foi de parcurs

foi de parcurs

Controale ANAF

Desi societate completeaza foile de parcurs, i se limiteaza dreptul de deducere pentru TVA si cheltuiala pentru motivul ca aceste foi de parcurs nu respecta prevederile punctului 68 alin.(2) din H.G. nr.1/2016, si astfel societatea nu a indeplinit conditile de forma necesare pentru exercitarea dreptului de deducere, abordare contrară prevederilor Directivei EU privind T.VA. si a jurisprudentei C.J.U.E.

Mai exact, foile de parcurs trebuie sa contina in mod obligatoriu, minim :
– categoria de vehicul utilizat,
– scopul si locul deplasarii,
– kilometrii parcursi,
– norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Lipsa oricarui element enumerat mai sus poate permite ANAF sa limiteze deducerea cu TVA si a cheltuielilor cu vehiculul.

Situatii des intalnite care conduc la limitarea TVA si a cheltuielilor cu vehiculele utilizate de companii: Speta-anaf

  • Inscrierea scopului si locului de deplasare in mod general. Gen: Sediu – Clienti, sau Ploiesti – Bucuresti, sau Achizitie marfa Bucuresti – Contabilitate – Sediu
  • Nespecificarea normei de consum sau specificarea normei de consum la 100 km;
  • Omiterea inscrierii categoriei de vehicul

De la clienti adunate:

Desi aveam o decizie interna in care cheltuiala cu carburantul se limiteaza la 50%, deci nu aveam obligatie sa intocmesc foaie de parcurs, inspectorii ANAF aflati in cotrol au cerut foi de parcurs.

Motivatie:

ART. 6 legea 82/1991 (1) Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuării ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

In foaia de parcurs aveam rute Domiciliu – Clienti. Desi la domiciliu aveam stabilit si sediul firmei, mi s-a limitat dreptul de deducere pentru ca nu am utilizat in mod exclusiv vehiculul in interesul activitatii economice.

Am achizitionat un vehicul cu plata integrala. Masina este achizitionata pentru un agent de vanzari. Agentul de vanzari a inceput sa completaze foile de parcurs de la kilometrajul de 78 km. Cei 78 de km au fost parcursi la aducerea masinii de la furnizor la sediu. Pentru ca nu am avut foaie de parcurs la cei 78de km , mi s-a limitat TVA la achizitia masinii.

Controale I.T.M

Desi societate completeaza foile de parcurs, societatile sunt sanctionate pe motiv ca in cuprinsul foi de parcurs nu se regasesc mentiunile privind starea tehnica la plecarea si sosirea din cursa.

Confirm ca am facut prin sondaj o verificare asupra starii tehnice a autoturismului la plecarea in cursa
Confirm ca am facut prin sondaj o verificare asupra starii tehnice a autoturismului la sosirea din cursa

Decizia nr. 39/2012 – Anulare proces-verbal – Tribunalul Gorj confirma amenda data de I.T.M. unei societati comerciale pentru nementionarea starii tehnice in foaia de parcurs la plecarea in cursa.