Conform HG nr. 685/1999. formularele care trebuiesc achizitionate de catre ambele firme care fac compensarea, sunt:
1. Ordine de compensare – au regim special, sunt numerotate din tipografie, iar evidenta lor este stricta.
2. Registru de Evidenta a Operatiunilor de Compensari – in care se inscriu, in ordine cronologica:

  1. data efectuarii compensarii;
  2. procesele-verbale de şedinta in care sunt inscrise persoanele juridice intrate in compensare şi suma compensata, pe fiecare relatie;
  3. evidenta ordinelor de compensare, cu numarul si valoarea lor, eliberate fiecarei persoane juridice.

3. Registru de erori de compensare – se trec erorile si ordinele de compensare anulate. Pentru ordinele de compensare anulate se va intocmii o decizie de anulare aprobata de administrator.

Exemplu de compensare intre firma A si firma B.

Firma A presteaza un serviciu firmei B pentru care emite o factura in valoare de 4.800 lei (TVA inclus) – 4.000 lei serviciul + 800 lei TVA la data de 01.05.2016;
Firma B vinde produse firmei A pentru care emite o factura in valoare de 7.200 lei (TVA inclus) – 6.000 lei valoarea produselor + 1.200 lei TVA la data de 15.05.2016;

La data de 31.05.2016, firma A initiaza compensarea sumei de 4.800 lei.
La data de 05.06.2016, firma B initiaza compensare sumei de 4.800 lei.

Nu este obligatoriu ca ambele firme sa initieze compensarea in aceasi zi.

Firma A – Completeaza pe ordinele de compensare achizitionate de aceasta astfel – model formular:

Pe fata formularelor (albastru si rosu) se completeaza:
• data la care firma A initiaza compensarea (31.05.2016)
• suma pentru care se initiaza compensarea (4.800 lei)
• in prima casuta alba „agentul economic initiator” trece numele, codul de inregistrare a firmei A, semneaza si stampileaza
• in a doua casuta alba „agentul economic destinatar”, trece numele, codul de inregistrare a firmei B – aici semneaza si stampileaza firma B

Pe verso formularelor (albastru si rosu) se completeaza:
• datele facturilor primite de la firma B (numar, data emiterii, valoare factura si valoarea compensata)
• jos in dreapta „ Inspector de compensare initiator” semneaza si stampileaza firma A
• jos in stanga „Inspector de compensare destinatar” semneaza si stampileaza firma B

Formularul Rosu pleaca in original la firma B

Firma B – Completeaza pe ordinele de compensare achizitionate de aceasta astfel – model formular:

Pe fata formularelor (albastru si rosu) se completeaza:
• data la care firma B initiaza compensarea (05.06.2016)
• suma pentru care se initiaza compensarea (4.800 lei)
• in prima casuta alba „agentul economic initiator” trece numele, codul de inregistrare a firmei B, semneaza si stampileaza
• in a doua casuta alba „agentul economic destinatar”, trece numele, codul de inregistrare a firmei A – aici semneaza si stampileaza firma A

Pe verso formularelor (albastru si rosu) se completeaza:
• datele facturilor primite de la firma A (numar, data emiterii, valoare factura si valoarea compensata)
• jos in dreapta „ Inspector de compensare initiator” semneaza si stampileaza firma B
• jos in stanga „Inspector de compensare destinatar” semneaza si stampileaza firma A

Formularul Rosu pleaca in original la firma A

Monografie firma A

La 31.05.2016 in baza propriului formular albastru:
401 = 5125 4.800 lei
La 05.06.2016 in baza in baza formularului rosu primit de la firma B
5125 = 411 4.800 lei

Monografie firma B

La 31.05.2016 in baza formularului rosu primit de la firma A
5125 = 411 4.800 lei
La 05.06.2016 in baza propriului formular albastru:
401 = 5125 4.800 lei

Daca firmele ar fi initiat la aceasi data compensare, ambele firme ar face urmatoarea contare 401 = 411 4.800 lei